6.1? 发包工作原则?

6.1.1? 合法原则

发包方应掌握整个档案服务外包工作过程中适用的国家法律法规和标准,分析其对发包范围、过程及承包方筛选的影响,并采取有效措施遵守这些法律法规和标准。?

6.1.2? 安全原则

发包方应制定和落实安全管理体系,最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁,或造成国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。安全管理应坚持预防为主、全程监控的原则。?

6.1.3? 可控原则

发包方应对档案服务外包工作全过程进行监控,对承包方的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查,将各种风险降低到可控范围之内。?

6.2? 发包工作过程与要求?

6.2.1? 工作过程

发包工作可分为规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行与监督、评估与改进5个步骤,如图2所示。

6.2.2? 规划与审批?

6.2.2.1 发包方应制定档案服务外包工作规划,并得到有效的授权和批准。?

6.2.2.2? 发包方应明确档案服务外包工作责任部门和负责人,实行责任制。?

6.2.2.3? 发包方应在综合考虑国家法律法规的规定、自身发展战略和业务需要、档案的特点及其管理要求、自身资源和风险控制能力、费用等各种因素的基础上,分析档案服务外包的必要性与可行性,确定档案服务外包的范围与方式。?

6.2.2.4? 发包方应当根据国家法律法规和制度标准,对档案进行价值鉴定和密级鉴定,明确可外包档案和不可外包档案的范围。国家法律法规规定不得外包的档案不得列入档案服务外包的范围。

6.2.3? 承包方筛选与确定

6.2.3.1? 发包方应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定、档案服务外包工作规划,制定承包方筛选方案,通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的承包方。对于涉密或敏感信息宜采用单一来源采购。?

6.2.3.2??发包方应根据国家法律法规的规定、自身战略和业务的需要、档案的特点及其管理要求,明确对承包方的基本要求:?

a) 承包方应为依法注册的法人,具有独立承担民事责任的能力;?

b) 承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质、许可证明;?

c) 承包方应具有履行合同所必需的服务能力、经验和信誉等。?

6.2.3.3? 发包方可按重要程度、密级和敏感性对档案进行分级,对于不同级别的档案选择具有不同资质、服务能力的承包方。?

6.2.3.4? 发包方应要求承包方提供有关股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、重要高级管理人员身份的文件或证件,营业执照和其他资质、许可文件或证件,对这些文件或证件的原件予以核实后保存其复印件。?

6.2.3.5? 发包方应在签订合同前对承包方开展尽职调查,核实承包方的基本信息、相关资质和许可、信誉等,并将调查结果作为选择承包方的重要依据。?

6.2.3.6? 发包方应通过第三方调查或评估了解每一类档案服务的基本成本构成和合理价格范围,不宜以报价高低作为筛选承包方的唯一或最主要的标准或依据。?

6.2.4? 合同签订?

6.2.4.1? 确定承包方后,发包方应与承包方签订书面合同,形成正式的委托与被委托的法律关系。合同的主要条款可参见附录A。?

6.2.4.2? 合同内容应至少包括服务内容和范围、工作场所和硬件条件、服务质量和技术标准、合同双方的权利和义务、价格标准和付费方式、交付物、服务和交付期限、知识产权归属和处理方式、违约责任和赔偿条款、保密条款(也可签订专门的保密协议),以及反商业贿赂条款等。

6.2.4.3? 合同中违约责任和赔偿条款,至少应包括在服务质量违约、保密违约、知识产权违约等情况下的赔偿及争端的解决机制。?

6.2.4.4? 合同中应明确规定档案服务过程中产生、加工、交互的信息和知识产权的归属权,以及允许承包方使用的内容和范围。?

6.2.4.5? 合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的触发条件,合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应履行的主要职责。?

6.2.4.6? 合同内容表述应严谨准确、清晰明确,避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议。?

6.2.4.7? 合同签订的手续应齐备,符合国家法律法规要求。?

6.2.5? 合同执行与监督?

6.2.5.1? 发包方应当对合同的执行情况进行全过程、全方位的监控。?

6.2.5.2? 对于承包方员工进驻发包方工作场地,或可能直接接触到发包方档案内容或数据的档案服务项目(如档案数字化服务、档案整理服务、档案开发利用服务等),发包方应将直接参与本项目的承包方员工名单予以备案,并对其进行行为规范要求的交底或培训,使其了解并遵守发包方的规章制度。承包方员工备案表由发包方长期保存。承包方员工备案表样式可参见附录B。?

6.2.5.3? 发包方应对承包方的人力资源管理、财务管理、保密管理、风险管理进行有效监控,至少每6个月对承包方主要工作场所进行1次实地检查。特别关注其股权结构、实际控制人、高级管理人员变化,以及破产、兼并、关键岗位人员流失、财务状况恶化、内部管理混乱等可能造成服务意外终止或服务质量急剧下降的情况。?

6.2.5.4? 发包方应至少每年获取1次承包方自我评估报告或第三方机构评估报告。评估报告应包含如下内容:?

a) 承包方股权结构的变化;?

b) 承包方实际控制人、高级管理人员的变化;?

c) 承包方履行本合同所需各种资质的变化;?

d) 承包方财务状况;?

e) 承包方的人力资源状况,尤其是履行本合同的关键岗位人员变化;?

f) 承包方重要的技术、基础设施变化,重要的业务流程、质量管理以及安全管理变化等。?

6.2.5.5? 发包方在合同的执行与监控过程中发现异常情况时,应当及时督促承包方采取纠正措施。必要时,应对承包方违约行为采取法律手段,要求其履行违约责任。?

6.2.5.6? 发生可能导致档案面临严重威胁的重大事件时,发包方应当在充分评估影响、制定善后方案的前提下,考虑主动要求承包方终止服务,并采取相应善后措施。?

6.2.5.7??发生(可能导致)重大档案受损或泄密事件后,发包方应及时主动向上级主管部门、档案行政管理部门和保密行政管理部门等报告。?

6.2.5.8? 发包方应采取措施防止承包方在完成或中止合同后存留发包方的档案及其他涉密或敏感信息。?

6.2.5.9? 发包方应根据与承包方签订的合同和相关标准,对承包方交付的最终服务成果进行质量检查,并办理交付手续。?

6.2.6? 评估与改进?

6.2.6.1? 档案服务外包工作结束或经过一定阶段(或一段时间)后,发包方应对承包方服务质量进行评价,评价结果作为承包方改进服务质量及今后档案服务项目准入的重要参考依据。?

6.2.6.2? 发包方应当建立科学的承包方服务质量评估制度,确保评价结果的真实性和完整性;发包方应及时总结档案服务外包工作经验教训,持续改进发包工作。?

6.2.6.3? 发包方应将在整个档案服务外包工作中形成的具有保存价值的文件材料归档保存,以备日后查用。

4.1 总体要求?

发包方应按照DA/T68.1的规定,坚持合法、安全、可控原则开展档案数字化服务外包工作。?

4.2 发包前期准备工作?

4.2.1 明确工作要求?

4.2.1.1 发包方应按照DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求,确定档案数字化服务外包的范围、内容、流程、技术、质量和安全等要求。

4.2.1.2?发包方应对档案进行鉴定,明确档案数字化服务外包的范围和优先顺序。涉及商业秘密、个人隐私的档案数字化服务外包应慎重。利用率高的档案应作为数字化的重点对象。价值珍贵的档案,面临字迹消褪、载体脆化等危险的历史档案,具有特色的档案,以及与重要专题相关性高的档案应优先数字化。?

4.2.1.3 发包方应根据DA/T31、DA/T43、DA/T62的规定及实际工作需要,明确档案数字化操作规范、验收标准及工期。?

4.2.2 选定承包方?

4.2.2.1 发包方应按照DA/T68.1的要求对承包方进行筛选。列入政府采购范围的档案数字化服务外包项目应遵循政府采购法律法规。?

4.2.2.2 发包方应对承包方的股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份进行核实,掌握承包方公司背景。?

4.2.2.3 发包方应将承包方的财务状况、项目经验、员工素质、技术能力、硬件条件、管理制度、实施方案、工期控制、风险控制、售后服务等纳入对承包方的评价体系。?

4.2.2.4 发包方应对承包方的资质、信用进行考察,了解其是否存在不良记录。?

4.2.3 签订合同?

确定承包方后,发包方应与承包方签订合同。合同的签订应符合DA/T68.1的要求。?

4.2.4 选定场所?

4.2.4.1 档案数字化加工场所一般应选择在发包方的办公地点。?

4.2.4.2 档案数字化加工场所应设在相对独立的、封闭的区间。?

4.2.4.3 档案数字化加工场所应满足防水、防潮、防日光及紫外线照射、防尘、防有害气体、防有害生物、防火、防盗等要求。?

4.2.4.4 发包方应自行或要求承包方在档案数字化加工场所安装视频监控系统。视频监控系统应覆盖档案数字化加工场所的出入口、档案存放区、信息存储区和工作区,实施全方位监控。视频监控系统一般应由发包方专人负责,由承包方负责的应接受发包方监管。档案数字化加工场所设于发包方办公地点之外的,发包方应定期检查视频监控系统,并要求承包方将视频监控数据及回放记录移交发包方保存。视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月;发包方应定期对视频进行回放检查,在删除视频监控数据之前,要留存视频回放记录。?

4.2.5 配置设备?

4.2.5.1 发包方应根据档案数字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件设备和软件系统。?

4.2.5.2 承包方提供的硬件设备和软件系统,应经发包方或受发包方委托的第三方检查合格后方可使用。?

4.3 档案数字化过程管理?

4.3.1 发包方应对承包方的档案数字化加工进行全过程、全方位的管控。?

4.3.2 发包方应要求承包方将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单向发包方备案。?

4.3.3 发包方应对拟数字化的档案进行敏感性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。档案实体破损、残缺的要进行登记与处理,档案实体与文件目录不对应的要进行必要地记录或标记。?

4.3.4 发包方应按照工作计划分批调档出库,并根据工作完成情况分批接收归库。调档出库与接收归库时,发包方应与承包方办理档案交接手续,填写档案交接单一式两份。?

4.3.5 对正在进行数字化加工的档案,发包方应该(或要求承包方)安排专人保管,每天入库(柜),不得在工位上留存过夜。对于数字化加工完毕的档案,发包方应及时与承包方办理交接手续,接收入库保存。对于离库超过1个月或有虫霉隐患的档案,应进行消毒杀虫处理。?

4.3.6 发包方应禁止承包方工作人员擅自进入档案库房。?

4.3.7 发包方应要求承包方按照DA/T31的规定制作工作流程单,对档案数字化加工各个环节的工作情况进行记录。工作流程单应与档案实体同步流转。?

4.3.8 发包方应对档案数字化加工过程中使用的计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等各种存储介质进行安全检查并登记造册、统一保管,严禁承包方擅自处理。?

4.3.9 发生(可能导致)档案被损毁、丢失或信息泄露的重大事件后,发包方应及时向有关部门报告,并采取补救措施。?

4.4 档案数字化成果管理?

4.4.1 数据检验?

4.4.1.1 一般应采用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率应为100%。对于无法使用计算机自动检验的项目,可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验,抽检率不得低于5%。对于数据库条目与数据内容对应的准确性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于95%。抽检合格才能通过项目验收,抽检不合格则要求承包方返工直至抽检合格。?

4.4.1.2 发包方应要求承包方将档案数字化加工成果相关的各种工作文件、日志、记录、元数据等一并移交给发包方。?

4.4.2 安全确认?

4.4.2.1 发包方应对承包方交付的档案数字化加工的各种存储介质、视频监控数据及回放记录、工作人员变更记录等进行安全检查。?

4.4.2.2 发包方应对承包方自带的各种硬件设备和软件系统进行检查,以确保其无信息留存。凡存有信息的,在档案数字化外包服务验收后,须作清除信息的安全处理。发包方应将承包方自带设备的硬盘予以拆除,并将其与数字化加工过程中使用过的其他移动存储介质一并予以接收。?

4.4.3 验收总结?

4.4.3.1 发包方应对档案数字化外包项目进行项目验收,对不符合法规、标准、合同的交付成果,应要求承包方限期整改。?

4.4.3.2 经数据检验、安全确认、验收评估之后,发包方应与承包方办理档案、数据、硬件设备、软件系统及其他相关记录的交接手续。?

4.4.3.3 发包方应将档案数字化服务外包工作中形成的重要文件归档保存,并总结经验,持续改进。??